Ψηφιακό Πελατολόγιο Οχημάτων: ποιους αφορά και τι αλλάζει

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο Οχημάτων αποτελεί μία ακόμη σημαντική ψηφιακή υποχρέωση για συγκεκριμένες επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στον χώρο των οχημάτων. Με την απόφαση Α.1057/2025 καθορίζονται οι επιχειρήσεις που υποχρεούνται να τηρούν το νέο ψηφιακό πελατολόγιο, ο τρόπος καταχώρισης των συναλλαγών, ο χρόνος υποβολής των πληροφοριών και οι κυρώσεις σε περίπτωση μη συμμόρφωσης.

Η νέα υποχρέωση δεν αφορά απλώς την εσωτερική οργάνωση μιας επιχείρησης. Συνδέεται άμεσα με τη φορολογική παρακολούθηση των συναλλαγών, τη δυνατότητα διασταυρώσεων από την ΑΑΔΕ και τη σύγκριση δεδομένων μεταξύ ομοειδών επιχειρήσεων.

Τι είναι το Ψηφιακό Πελατολόγιο Οχημάτων

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο είναι η ηλεκτρονική εφαρμογή μέσω της οποίας καταγράφονται, σε πραγματικό χρόνο, οι συναλλαγές χονδρικής ή λιανικής που αφορούν συγκεκριμένες υπηρεσίες σχετικές με οχήματα.

Η βασική λογική είναι ότι η καταχώριση πρέπει να γίνεται πριν από την έναρξη της παροχής της υπηρεσίας. Δηλαδή, η επιχείρηση δεν περιμένει πρώτα να ολοκληρώσει την εργασία και να εκδώσει το παραστατικό. Η παρουσία του οχήματος και η παροχή της υπηρεσίας πρέπει να αποτυπώνονται εγκαίρως στην εφαρμογή.

Η εφαρμογή τηρείται μέσω της ψηφιακής πύλης της ΑΑΔΕ, στο myaade.gov.gr.

Ποιες επιχειρήσεις αφορά

Η υποχρέωση αφορά επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε κλάδους σχετικούς με την εξυπηρέτηση, επισκευή, στάθμευση, πλύσιμο ή ενοικίαση οχημάτων.

Ενδεικτικά, στο πεδίο εφαρμογής εμπίπτουν συνεργεία επισκευής και συντήρησης οχημάτων, φανοποιεία, επιχειρήσεις τοποθέτησης συναγερμών, ηχοσυστημάτων και οργάνων σε οχήματα, πλυντήρια οχημάτων, χώροι στάθμευσης, καθώς και επιχειρήσεις ενοικίασης αυτοκινήτων, μοτοσικλετών, μοτοποδηλάτων, επαγγελματικών οχημάτων, γεωργικών και λοιπών αυτοκινούμενων μηχανημάτων.

Η υποχρέωση εξετάζεται με βάση τους ΚΑΔ που περιλαμβάνονται στο παράρτημα της απόφασης, ανεξάρτητα από το αν η σχετική δραστηριότητα είναι κύρια ή δευτερεύουσα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό, γιατί μια επιχείρηση μπορεί να μην έχει ως κύρια δραστηριότητα τη συγκεκριμένη υπηρεσία, αλλά να υπάγεται στην υποχρέωση λόγω δευτερεύοντος ΚΑΔ.

Από πότε εφαρμόζεται

Η απόφαση ισχύει από τη δημοσίευσή της στο ΦΕΚ. Ωστόσο, η εφαρμογή είχε μεταβατικό στάδιο.

Από τη δημοσίευση της απόφασης έως και την 30ή Ιουνίου 2025 η συμμόρφωση ήταν προαιρετική. Από την 1η Ιουλίου 2025 και μετά η τήρηση του Ψηφιακού Πελατολογίου καθίσταται υποχρεωτική για τις επιχειρήσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής.

Πότε γίνεται η καταχώριση

Ο χρόνος καταχώρισης διαφέρει ανάλογα με τη δραστηριότητα.

Στα συνεργεία, φανοποιεία και λοιπές συναφείς επιχειρήσεις, η καταχώριση γίνεται όταν το όχημα εισέλθει και σταθμεύσει στον χώρο του συνεργείου και αποχωρήσει ο οδηγός ή όταν αρχίσει η εργασία επισκευής. Η υποχρέωση μπορεί να υπάρχει ακόμη και αν η εργασία γίνεται σε κοινόχρηστο χώρο μπροστά ή κοντά στο συνεργείο.

Στα πλυντήρια και στους χώρους στάθμευσης, η καταχώριση γίνεται όταν το όχημα εισέλθει και σταθμεύσει στις εγκαταστάσεις.

Στις επιχειρήσεις ενοικίασης οχημάτων, η καταχώριση γίνεται με την έναρξη της ενοικίασης.

Με κάθε επιτυχή καταχώριση εκδίδεται Μοναδικός Αριθμός Εγγραφής Ψηφιακού Πελατολογίου. Ο αριθμός αυτός αποτελεί το στοιχείο που συνδέει την καταχώριση με τη συγκεκριμένη παροχή υπηρεσίας.

Ποια στοιχεία καταχωρούνται

Στο Ψηφιακό Πελατολόγιο καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν την εγκατάσταση της επιχείρησης, τον αριθμό κυκλοφορίας του οχήματος, την ημερομηνία και ώρα εισόδου ή αναχώρησης, την κατηγορία του οχήματος, το εργοστάσιο κατασκευής όπου απαιτείται, τον ΑΦΜ του λήπτη σε συγκεκριμένες περιπτώσεις και το είδος της παρεχόμενης υπηρεσίας.

Ανάλογα με τη δραστηριότητα, δηλώνεται αν η υπηρεσία αφορά εργασία με ανταλλακτικά, εργασία χωρίς ανταλλακτικά, εργασία με ανταλλακτικά που προσκομίζει ο πελάτης, ιδιόχρηση, δωρεάν υπηρεσία, υπηρεσία βάσει τιμοκαταλόγου, υπηρεσία κατόπιν συμφωνίας ή ενοικίαση.

Σε περιπτώσεις διαρκούς παροχής υπηρεσίας ή μίσθωσης, καταχωρούνται επιπλέον στοιχεία όπως η περιοδικότητα, η ημερομηνία έναρξης, η ημερομηνία λήξης και το συμφωνηθέν περιοδικό μίσθωμα.

Σύνδεση με το παραστατικό και το myDATA

Η υποχρέωση δεν σταματά στην αρχική καταχώριση του οχήματος. Μετά την ολοκλήρωση της υπηρεσίας και την έκδοση του παραστατικού, πρέπει να συνδεθεί η εγγραφή του Ψηφιακού Πελατολογίου με το αντίστοιχο παραστατικό.

Καταχωρείται ή αντλείται, κατά περίπτωση, ο ΜΑΡΚ του παραστατικού που έχει διαβιβαστεί στο myDATA. Αν το παραστατικό έχει εκδοθεί μέσω ΦΗΜ, καταχωρούνται στοιχεία όπως ο σειριακός αριθμός του ΦΗΜ, ο ημερήσιος αριθμός απόδειξης, η ημερομηνία και η ώρα έκδοσης.

Επίσης, καταγράφονται στοιχεία όπως το είδος του παραστατικού, η αξία και ο τρόπος πληρωμής. Οι διαθέσιμοι τρόποι πληρωμής περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, επαγγελματικό λογαριασμό πληρωμών, μετρητά, επιταγή, επί πιστώσει, web banking, POS/e-POS και άμεσες πληρωμές IRIS.

Ποιες περιπτώσεις εξαιρούνται

Η απόφαση προβλέπει συγκεκριμένες εξαιρέσεις. Δεν εμπίπτουν, μεταξύ άλλων, οι εταιρείες χρηματοδοτικής μίσθωσης, οι επιχειρήσεις που λειτουργούν με συστήματα αυτοεξυπηρέτησης εφόσον το παραστατικό εκδίδεται άμεσα με την ολοκλήρωση της υπηρεσίας, καθώς και ορισμένες εργασίες συνεργείων πώλησης καινούριων αυτοκινήτων που απαιτούνται για την παράδοση του οχήματος στον αγοραστή.

Εξαιρείται επίσης η επισκευή ή συντήρηση μερών ή εξαρτημάτων οχημάτων όταν αυτά εισάγονται στην εγκατάσταση χωρίς το ίδιο το όχημα. Για παράδειγμα, εάν μεταφερθεί μόνο μία μηχανή οχήματος χωρίς το όχημα που φέρει πινακίδα κυκλοφορίας, η περίπτωση αυτή δεν εμπίπτει στην υποχρέωση.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται και στους χώρους στάθμευσης. Η απλή εκμίσθωση θέσεων σε περιφραγμένο οικόπεδο μπορεί να εξαιρείται, εφόσον δεν συνοδεύεται από υπηρεσίες φύλαξης ή άλλες πρόσθετες υπηρεσίες και ο κάτοχος του οχήματος έχει αυτοτελή δυνατότητα εισόδου και εξόδου.

Τι γίνεται σε περίπτωση απώλειας σύνδεσης

Αν υπάρξει απώλεια διασύνδεσης με την εφαρμογή, τα δεδομένα πρέπει να καταχωρηθούν αμελλητί με την αποκατάσταση της σύνδεσης. Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση πρέπει να έχει εσωτερική διαδικασία ώστε να μπορεί να τεκμηριώσει τι συνέβη, πότε εισήλθε το όχημα και πότε αποκαταστάθηκε η δυνατότητα καταχώρισης.

Η απώλεια σύνδεσης δεν καταργεί την υποχρέωση. Απλώς μεταθέτει τον χρόνο καταχώρισης στο αμέσως επόμενο δυνατό χρονικό σημείο.

Κυρώσεις και φορολογικός κίνδυνος

Κάθε εγγραφή στο Ψηφιακό Πελατολόγιο θεωρείται υποβολή πληροφοριακής δήλωσης. Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία, διότι η εκπρόθεσμη, ελλιπής ή ανύπαρκτη εγγραφή δεν αντιμετωπίζεται ως απλή τεχνική παράλειψη.

Η εκπρόθεσμη εγγραφή θεωρείται εκπρόθεσμη υποβολή πληροφοριακής δήλωσης. Η ελλιπής εγγραφή θεωρείται ελλιπής υποβολή πληροφοριακής δήλωσης. Η μη εγγραφή θεωρείται παράλειψη υποβολής πληροφοριακής δήλωσης.

Οι παραβάσεις αυτές επισύρουν τις κυρώσεις της περ. α’ της παρ. 1 του άρθρου 53 του ν. 5104/2024, δηλαδή του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας.

Πέρα από το πρόστιμο, υπάρχει και ουσιαστικός φορολογικός κίνδυνος. Το Ψηφιακό Πελατολόγιο δίνει στη φορολογική διοίκηση τη δυνατότητα να συγκρίνει την πραγματική κίνηση της επιχείρησης με τα εκδιδόμενα παραστατικά, τα δεδομένα myDATA και τα στοιχεία άλλων ψηφιακών συστημάτων.

Τι πρέπει να προσέξουν οι επιχειρήσεις

Η νέα υποχρέωση απαιτεί οργάνωση στην καθημερινή λειτουργία. Δεν αρκεί να γνωρίζει ο επιχειρηματίας ότι πρέπει να εκδίδει σωστά τα παραστατικά του. Πρέπει να υπάρχει διαδικασία καταχώρισης από τη στιγμή που το όχημα εισέρχεται, σταθμεύει ή ξεκινά η παροχή της υπηρεσίας.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται οι περιπτώσεις όπου η επιχείρηση εκδίδει περισσότερα από ένα παραστατικά για την ίδια παροχή υπηρεσίας, χωρίς να έχει πραγματοποιηθεί έξοδος του οχήματος από την εγκατάσταση. Σε αυτή την περίπτωση, ο αριθμός των εγγραφών στο Ψηφιακό Πελατολόγιο πρέπει να αντιστοιχεί στον αριθμό των παραστατικών που εκδίδονται.

Επίσης, οι επιχειρήσεις ενοικίασης οχημάτων πρέπει να καταγράφουν κάθε μίσθωση, ανεξάρτητα από το αν τα οχήματα είναι ιδιόκτητα ή μισθωμένα.

Συμπέρασμα

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο Οχημάτων δεν είναι απλώς μία ακόμη ηλεκτρονική εφαρμογή της ΑΑΔΕ. Είναι ένα εργαλείο άμεσης καταγραφής της δραστηριότητας συγκεκριμένων επιχειρήσεων και συνδέεται με τον φορολογικό έλεγχο, τα παραστατικά, το myDATA και τη συνολική φορολογική εικόνα της επιχείρησης.

Για τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε συνεργεία, φανοποιεία, πλυντήρια, χώρους στάθμευσης και ενοικιάσεις οχημάτων, η σωστή εφαρμογή του μέτρου απαιτεί προετοιμασία, εκπαίδευση του προσωπικού και ξεκάθαρη καθημερινή διαδικασία.

Η έγκαιρη και ορθή καταχώριση δεν είναι τυπική λεπτομέρεια. Είναι πλέον μέρος της φορολογικής συμμόρφωσης της επιχείρησης.