Μη έκδοση αποδείξεων λιανικής και αποδείξεων παροχής υπηρεσιών: Τι προβλέπει η νομοθεσία και γιατί η παράβαση κοστίζει περισσότερο από όσο νομίζετε

Τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ν. 4308/2014) προβλέπουν ότι κάθε συναλλαγή πρέπει να τεκμηριώνεται με το κατάλληλο φορολογικό παραστατικό. Για τις συναλλαγές με ιδιώτες αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εκδίδεται στοιχείο λιανικής, είτε πρόκειται για πώληση αγαθών είτε για παροχή υπηρεσιών.

Η έκδοση της απόδειξης δεν εξυπηρετεί μόνο τις ανάγκες της φορολογικής διοίκησης. Προστατεύει και την ίδια την επιχείρηση, καθώς αποδεικνύει το πραγματικό ύψος των εσόδων της, διασφαλίζει τη σωστή απόδοση του ΦΠΑ και παρέχει στον πελάτη το νόμιμο παραστατικό της συναλλαγής.

Με άλλα λόγια, η απόδειξη αποτελεί το επίσημο αποτύπωμα μιας οικονομικής πράξης.

Πότε θεωρείται ότι υπάρχει παράβαση;

Ένα από τα συχνότερα ερωτήματα που τίθενται κατά τους φορολογικούς ελέγχους είναι αν αρκεί να εκδοθεί η απόδειξη λίγο αργότερα ή μετά την παρουσία των ελεγκτών.

Η απάντηση είναι αρνητική.

Η παράβαση εξετάζεται με βάση την πραγματική εικόνα που υπάρχει τη στιγμή του ελέγχου. Εάν κατά τον χρόνο που πραγματοποιείται ο έλεγχος δεν υπάρχει το νόμιμο φορολογικό στοιχείο για τη συγκεκριμένη συναλλαγή, η μεταγενέστερη έκδοσή του δεν αναιρεί αυτομάτως την παράβαση.

Η θέση αυτή επιβεβαιώνεται και από πρόσφατη απόφαση της Διεύθυνσης Επίλυσης Διαφορών, όπου επιχείρηση εστίασης υποστήριξε ότι η απόδειξη εκδόθηκε λίγα λεπτά αργότερα λόγω σύγχυσης του προσωπικού. Η ΔΕΔ έκρινε ότι, επειδή κατά τον χρόνο του ελέγχου δεν υπήρχε εκδοθέν και επιδειχθέν νόμιμο φορολογικό στοιχείο, η παράβαση είχε ήδη συντελεστεί και το πρόστιμο διατηρήθηκε.

Η απόφαση αυτή υπενθυμίζει ότι στους φορολογικούς ελέγχους δεν αξιολογείται μόνο η πρόθεση της επιχείρησης αλλά κυρίως η τήρηση των υποχρεώσεων που προβλέπει η νομοθεσία.

Τα πρόστιμα που προβλέπει ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας

Από την 19η Απριλίου 2024 εφαρμόζεται ο νέος Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας (ν. 5104/2024), ο οποίος διαφοροποίησε σημαντικά τον τρόπο υπολογισμού των προστίμων για τη μη έκδοση φορολογικών στοιχείων.

Σήμερα το πρόστιμο συνδέεται με τον αναλογούντα ΦΠΑ της συναλλαγής. Συγκεκριμένα, επιβάλλεται πρόστιμο ίσο με το 50% του ΦΠΑ που αντιστοιχεί στο μη εκδοθέν στοιχείο, ενώ προβλέπονται και κατώτατα όρια ανά φορολογικό έλεγχο.

Για επιχειρήσεις που τηρούν απλογραφικά βιβλία το ελάχιστο πρόστιμο είναι 250 ευρώ, ενώ για επιχειρήσεις με διπλογραφικό λογιστικό σύστημα ανέρχεται σε 500 ευρώ. Σε περίπτωση υποτροπής τα ποσοστά και τα ελάχιστα ποσά αυξάνονται σημαντικά, γεγονός που δείχνει τη βαρύτητα που αποδίδει ο νομοθέτης στην παράβαση αυτή.

Αξίζει να σημειωθεί ότι ακόμη και όταν ο αναλογών ΦΠΑ είναι ιδιαίτερα μικρός, εφαρμόζονται τα κατώτατα όρια του νόμου. Στην απόφαση της ΔΕΔ που αναφέρθηκε προηγουμένως, η αξία της συναλλαγής ήταν μόλις 45 ευρώ και ο αναλογών ΦΠΑ 5,69 ευρώ. Παρόλα αυτά επιβλήθηκε πρόστιμο 250 ευρώ, επειδή αυτό ήταν το ελάχιστο προβλεπόμενο ποσό για την περίπτωση αυτή.

Τι ισχύει ειδικά στις επιχειρήσεις εστίασης

Οι επιχειρήσεις εστίασης παρουσιάζουν μια ιδιαιτερότητα, καθώς κατά την εξυπηρέτηση των πελατών χρησιμοποιούνται συχνά δελτία παραγγελίας πριν από την έκδοση της τελικής απόδειξης.

Η δυνατότητα αυτή αναγνωρίζεται από τη φορολογική διοίκηση, υπό συγκεκριμένες όμως προϋποθέσεις. Τα δελτία παραγγελίας πρέπει να πληρούν τις τεχνικές και φορολογικές απαιτήσεις που προβλέπονται από τη σχετική εγκύκλιο της ΑΑΔΕ και να περιλαμβάνουν τα απαραίτητα στοιχεία που επιτρέπουν την ασφαλή ταυτοποίηση της συναλλαγής.

Εάν οι προϋποθέσεις αυτές δεν πληρούνται, το δελτίο παραγγελίας δεν αρκεί για να καλύψει την επιχείρηση κατά τον φορολογικό έλεγχο. Στην περίπτωση αυτή εφαρμόζονται οι γενικές διατάξεις των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων και η απόδειξη λιανικής πρέπει να έχει εκδοθεί στον χρόνο που προβλέπει ο νόμος.

Αυτό ακριβώς συνέβη και στην προαναφερόμενη απόφαση της ΔΕΔ. Η επιχείρηση προσκόμισε μεταγενέστερα δελτίο παραγγελίας, όμως το έγγραφο δεν περιείχε όλα τα στοιχεία που απαιτούνταν ώστε να μπορεί να ταυτοποιηθεί πλήρως η συναλλαγή. Ως αποτέλεσμα, το δελτίο δεν κρίθηκε επαρκές για την ανατροπή των διαπιστώσεων του ελέγχου.

Η ουσία δεν είναι το πρόστιμο αλλά η σωστή οργάνωση

Οι περισσότερες παραβάσεις δεν οφείλονται απαραίτητα σε πρόθεση φοροδιαφυγής. Συχνά προκύπτουν από ελλιπή εκπαίδευση του προσωπικού, βιασύνη, λανθασμένες διαδικασίες ή εσφαλμένη χρήση των πληροφοριακών συστημάτων.

Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι δεν επιφέρουν συνέπειες. Η φορολογική διοίκηση αξιολογεί τα πραγματικά δεδομένα που υπάρχουν τη στιγμή του ελέγχου και όχι όσα θα μπορούσαν να είχαν συμβεί λίγα λεπτά αργότερα.

Για τον λόγο αυτό, κάθε επιχείρηση οφείλει να διαθέτει σαφείς εσωτερικές διαδικασίες, να εκπαιδεύει σωστά το προσωπικό της και να ελέγχει τακτικά ότι οι συναλλαγές καταγράφονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις της νομοθεσίας.

Συμπέρασμα

Η έκδοση της απόδειξης λιανικής ή της απόδειξης παροχής υπηρεσιών δεν αποτελεί μια απλή τυπική διαδικασία που ολοκληρώνεται στο τέλος της συναλλαγής. Αποτελεί βασική φορολογική υποχρέωση, συνδέεται άμεσα με την ορθή τήρηση των λογιστικών αρχείων και προστατεύει τόσο την επιχείρηση όσο και τον πελάτη.

Η ισχύουσα νομοθεσία προβλέπει πλέον αυστηρές κυρώσεις για τη μη έκδοση φορολογικών στοιχείων, ενώ η πρόσφατη διοικητική πρακτική επιβεβαιώνει ότι η μεταγενέστερη έκδοση μιας απόδειξης δεν αρκεί από μόνη της για να θεραπεύσει την παράβαση.

Η καλύτερη άμυνα απέναντι σε έναν φορολογικό έλεγχο δεν είναι η αναζήτηση επιχειρημάτων μετά τη διαπίστωση της παράβασης, αλλά η σωστή οργάνωση της επιχείρησης και η συνεπής εφαρμογή των διαδικασιών που προβλέπει η φορολογική νομοθεσία.